Mektubun başında duydukları üzüntüyü dile getirdi. "... Verdiğimiz rahatsızlıktan dolayı özür dileriz" gibi iş mektupları için uygun kibar formları kullanın. Size bu şeyler bir karşı taraf yok çünkü, randevu iptal etmek size istenir nedenlerle gitmek için gerekli değildir. "Nedeniyle bizim kontrolümüz dışında şartlar ... için" ifade kullanmak için uygun "Mevcut piyasa durumuna görünümünde."
Başka uygun zaman yeniden planlayın karşı taraf öneririz. Onu, onun şartlarını, toplantının yeri ve zamanı dikkate hazır olduklarını bildirmek için en iyisidir. Eğer nedeniyle prensipte sizin örgütleri sözleşmeli olamaz arasındaki size yakın gelecekte, onun hizmetlerini ihtiyacınız olacak kuruluşa başvurmak için eminiz bilgilendirmek olması toplantının reddi. "Firmanız bu kategoride mal gerekli değildir" diye yazmak ya da etmeyin "Bizim rakiplerimiz ucuz," Bu kaba olduğunu. Yazmak dilek refah iş imzalamak bitirin. Yazılı tarihini koymak emin olun.
Faks veya e-posta ile mektup gönderin. Bu alıcıya teslim olup olmadığını kontrol ettiğinizden emin olun. Mektup gelip gelmediğini sormak, ve bir kez daha toplantı yeri alamaz gerçeği için özür dileriz, karşı taraf arayın.